Las presentes Condiciones Generales de Compra serán de aplicación a todas las adquisiciones de bienes y servicios realizadas por IDONIAL, prevaleciendo sobre los términos de oferta del proveedor o sus condiciones generales de venta.

En todos los pedidos se hará referencia a estas Condiciones Generales e indicará la página web en la que estarán disponibles para su consulta.

1. IDENTIFICACIÓN Y COMUNICACIONES

IDONIAL se encuentra registrada como FUNDACIÓN IDONIAL siendo su CIF G33914557 y domicilio social en: Parque Tecnológico de Gijón, Zona INTRA, Avda. Jardín Botánico 1345, 33203 Gijón, Asturias (España).

IDONIAL dispone asimismo de delegaciones en Avilés y Llanera, por lo que la dirección de envío podrá diferir de la correspondiente a la sede social.

El correo habilitado para la solicitud formal de ofertas es compras@idonial.com, no obstante, cualquier empleado de IDONIAL podrá contactar con el proveedor para requerir una oferta y formalizar el correspondiente pedido.

El correo para el envío de facturas es proveedores@idonial.com.

2. PEDIDOS

Todo encargo realizado por IDONIAL deberá estar respaldado por un pedido de compra aceptado expresamente.

Los pedidos incluirán la descripción, características, cantidad y lugar de entrega de los bienes o servicios a suministrar.

El proveedor deberá ajustar su suministro a las condiciones del pedido. En caso de disconformidad, deberá comunicarlo por escrito y obtener la aprobación expresa de IDONIAL antes de proceder.

El incumplimiento de las condiciones podrá motivar la anulación del pedido, con devolución por parte del proveedor de los importes abonados y de los gastos o intereses generados.

En caso de no aceptación del pedido, el proveedor deberá comunicarlo por escrito antes de 3 días.

3. CONDICIONES ESPECIALES DE COMPRA DE EQUIPOS

Todo equipo adquirido deberá:

• Estar debidamente identificado con el marcado CE.
• Incluir la declaración de conformidad, el manual de instrucciones en castellano y, en su caso, el certificado de calibración.

El proveedor se compromete a formar al personal designado por IDONIAL en el uso, puesta en marcha y mantenimiento del equipo.

4. SUBCONTRATACIÓN

El proveedor no podrá subcontratar, total ni parcialmente, la ejecución del pedido sin autorización previa y por escrito de IDONIAL.

Será responsable tanto de su propio trabajo como del realizado por cualquier subcontratista autorizado, imponiéndoles las mismas obligaciones que las establecidas en estas Condiciones Generales.

5. TRANSPORTE, ENTREGA Y EMBALAJE

El proveedor será responsable de cualquier daño derivado de un embalaje o transporte inadecuado.

Se considerará embalaje inadecuado aquel que no proteja el material durante el transporte debido a materiales insuficientes o inadecuados, ausencia de protección o cierre, o no acorde con requisitos de temperatura o humedad requeridos por el producto.

Se considerará transporte inadecuado aquel que no garantice la integridad del producto durante su traslado o que no cumpla las condiciones acordadas, legales o técnicas aplicables.

Los costes por embalaje defectuoso, manipulación incorrecta o incumplimiento de condiciones de entrega correrán a su cargo.

IDONIAL se reserva el derecho de rechazar la mercancía que no cumpla los requisitos acordados.

6. ACEPTACIÓN Y CONTROL DE CALIDAD

El material no se considerará recepcionado hasta su aceptación expresa tras la verificación correspondiente, en la que se comprobará que los productos/servicios cumplen con las especificaciones pactadas. En caso de detectarse alguna desviación, se notificará oportunamente. Los materiales defectuosos serán devueltos a portes debidos, siendo el proveedor responsable de los gastos ocasionados.

Adicionalmente, IDONIAL periódicamente revisará el desempeño de la eficacia de los productos/servicios para asegurar que cumplen con los requisitos de Calidad establecidos.

7. DOCUMENTACIÓN ASOCIADA

Con cada envío se deberá adjuntar un albarán que incluya número de pedido, fecha de entrega, descripción del producto, cantidad y dirección de entrega.

8. PRECIOS

Los precios acordados se mantendrán fijos salvo pacto expreso.

Se entenderá que incluyen embalaje, transporte, seguros y demás conceptos indicados en el pedido.

9. FACTURACIÓN Y PAGO

Los pagos se realizarán conforme a las condiciones contractuales (pedido o presupuesto).

Por defecto, el plazo será 45 días con vencimiento los días 15 y 30 de cada mes.

Las facturas deberán incluir los datos completos de identificación, razón social, número de pedido y albarán, descripción, importe, fecha, vencimiento y cuenta bancaria (IBAN), así como referencia al pedido de compra de IDONIAL.

Las facturas incorrectas serán devueltas, reanudándose el plazo de pago tras su corrección y aceptación.

El correo para el envío de facturas es proveedores@idonial.com.

10. GARANTÍAS

El proveedor garantiza los productos contra defectos de diseño o fabricación por un periodo mínimo de 3 meses (o 2 años para equipos).

Se compromete a reparar o sustituir los bienes defectuosos, asumiendo todos los costes asociados.
Asimismo, garantiza que los bienes cumplen la normativa vigente, manteniendo indemne a IDONIAL frente a cualquier reclamación o sanción derivada de su incumplimiento.

11. ORGANIZACIÓN Y RESPONSABILIDAD DEL PROVEEDOR

El proveedor actuará como entidad independiente y será responsable del cumplimiento de la legislación laboral, de Seguridad Social, de Prevención de Riesgos Laborales y medioambiental. Deberá acreditar documentalmente su cumplimiento cuando IDONIAL lo requiera.

Garantiza que, en la fabricación o suministro, se respetan plenamente los derechos fundamentales de las personas y las condiciones laborales establecidas por la normativa vigente.

12. CONFIDENCIALIDAD Y PROPIEDAD INTELECTUAL

El proveedor mantendrá absoluta confidencialidad respecto de toda la información a la que tenga acceso durante el suministro del material o la ejecución de los trabajos derivados del pedido aceptado.

La obligación de confidencialidad tendrá duración indefinida.

Todos los documentos, planos, herramientas o materiales entregados por IDONIAL serán de su exclusiva propiedad y no podrán ser reproducidos ni utilizados sin autorización expresa.

Sin perjuicio de la firma de un acuerdo adicional de confidencialidad, IDONIAL y el proveedor se comprometen a guardar absoluta confidencialidad sobre la información y documentación que ambas partes se faciliten mutuamente o a la que tengan acceso, por cualquier medio, y de manera directa o indirecta, durante la realización de los trabajos.

Se considera confidencial cualquier documento contractual, así como cualquier tipo de información técnica, que cualquiera de las partes hubiera puesto a disposición de la otra y así se haya declarado en el momento de su entrega. Se entenderá siempre como documentación confidencial, entre otros, las muestras de bienes, producto o materiales, los planos, modelos, datos y demás documentación similar, así como todas las demás informaciones que se hubieran facilitado en relación con los trabajos a realizar, siempre que no se trate de información dirigida al público.

También, ambas partes se obligan a no revelar directa o indirectamente la información y conocimientos adquiridos, derivados de la ejecución de los trabajos acordados en otros servicios que no sean el objeto de los trabajos a realizar. Igualmente se comprometen a tomar las medidas necesarias, tanto respecto a sus empleados, como a terceros que pudieran tener alguna relación, para asegurar el cumplimiento de lo acordado en esta cláusula. En este sentido, las partes se comprometen a asegurar que sólo tendrá acceso a la información confidencial el personal al que le sea absolutamente necesario conocerla al objeto de desarrollar los trabajos. Los datos e informes obtenidos durante la ejecución, así como los resultados y registros finales, tendrán también carácter confidencial.

13. RESOLUCIÓN

IDONIAL podrá resolver el contrato en caso de incumplimiento de las obligaciones anteriormente indicadas, por falta de solvencia del proveedor, por la existencia de irregularidades legales o por cualquier transformación societaria que afecte a la correcta ejecución del pedido.

14. FUERZA MAYOR

Ninguna de las partes será considerada responsable por el incumplimiento de sus obligaciones cuando la ejecución de tales obligaciones se retrase o se hiciese imposible como consecuencia de fuerza mayor tal y como la misma se define en el artículo 1.105 del Código Civil, lo que se comunicará a la otra parte en un plazo máximo de 48 horas. Los plazos de entrega estipulados se prolongarán por un periodo equivalente al tiempo perdido por causa de fuerza mayor. En el caso de que una causa de fuerza mayor subsistiera después de que los plazos de entrega se hubiesen retrasado por este motivo más de 90 días, IDONIAL comunicará al suministrador la continuidad o fin del contrato.

15. CUMPLIMENTO NORMATIVO

Siguiendo las nuevas exigencias reguladoras, IDONIAL cuenta con un conjunto de prácticas dentro del marco de su política de cumplimiento normativo. Dispone de un Código de Conducta que define los valores y principios que deben guiar la actuación de todas las personas y grupos de interés vinculados al Centro, y establece un marco de conductas para garantizarlos. Puede consultarse en el siguiente enlace: https://www.idonial.com/images/2024/ADMIN/Cdigo_tico.pdf

El fin de estas actuaciones es proteger a la entidad tanto en el plano jurídico, como en su prestigio y reputación. Nuestro Plan de Prevención de Delitos prevé que todos los empleados y colaboradores externos que actúen en nombre y/o por cuenta de IDONIAL, lo hagan siguiendo y respetando en todo momento la legislación vigente, el Código de Conducta y los protocolos internos.

En esa labor de prevención también resulta de gran importancia la cooperación de socios, clientes y proveedores a la hora de detectar cualquier conducta irregular. Por tanto, los proveedores garantizarán en todas sus actuaciones con IDONIAL y en sus relaciones con sus principales contratistas y proveedores, el estricto cumplimiento de la legislación nacional vigente y cualquier otra que resulte de aplicación en cada lugar de trabajo en el que desarrollen sus actividades y respetará los principios del código de conducta de IDONIAL. En particular los proveedores prohibirán a su personal la aceptación u ofrecimiento de cualquier clase de regalos, comisiones, retribuciones o cualquier otro ofrecimiento que pudiera condicionar la objetividad e independencia del proceso de contratación. Si tiene interés en conocer más sobre nuestra política de cumplimiento normativo puede hacerlo dirigiéndose a la dirección de correo electrónico compliance@idonial.com.

En caso de detectarse un incumplimiento de las obligaciones relacionadas con la seguridad de la información, conforme a lo estipulado en la norma ISO/IEC 27001 y en las políticas internas de la organización que afecte la confidencialidad, integridad o disponibilidad de la información proporcionada, incluyendo datos personales, información sensible o propiedad intelectual, se seguirá el siguiente proceso disciplinario:

• Notificación Formal: La organización notificará al proveedor por escrito sobre la infracción detectada, incluyendo evidencias y descripción del impacto.
• Investigación: Se realizará una verificación objetiva para confirmar la infracción, considerando la naturaleza, gravedad, intencionalidad y reincidencia.
• Medidas Correctivas: Dependiendo del resultado de la investigación, se podrán aplicar las siguientes medidas:
• Requerimiento de plan de acción correctivo en un plazo máximo de 7 días.
• Suspensión temporal de servicios hasta la implementación de medidas correctivas.
• Penalización económica conforme a lo estipulado en el contrato.
• Terminación anticipada del contrato en caso de incumplimientos graves o reiterados.
• Registro y Comunicación: Todas las acciones serán documentadas y comunicadas a las partes interesadas pertinentes.

16. MEDIO AMBIENTE

En todo momento el proveedor está obligado a cumplir con la legislación en materia ambiental aplicable al servicio que está prestando. Garantizará la correcta gestión y control de: los residuos, emisiones atmosféricas, ruidos, efluentes residuales, productos peligrosos, afectación del suelo y mantenimiento de instalaciones, respecto al servicio prestado. Y si es preciso formar e informar a su personal sobre la gestión y control. Deberá aplicar las medidas preventivas necesarias (cubetos retención, absorbentes…), para evitar situaciones de peligro o emergencia (derrame, fuga, incendio…) durante la realización del trabajo encomendado. Y si es preciso formar e informar a su personal sobre manipulación, almacenaje, uso y riesgos de productos o preparados peligrosos Cumplirá en la medida de lo posible los siguientes requisitos ambientales:

• Materias primas: procedentes de recursos renovables gestionados de forma sostenible.
• Procesos de fabricación: producción limpia, realizada teniendo en cuenta la disminución de los impactos ambientales (consumo de agua y energía, vertidos, emisiones, etc.).
• Distribución: transporte eficiente. Entrega en recipientes a granel, reutilizables, etc. Con recuperación a cargo del proveedor.
• Ciclo de vida del producto: reciclable, identificado para su correcta segregación, fácilmente reparable

17. COORDINACIÓN DE ACTIVIDADES EMPRESARIALES (PRL)

Cuando concurran trabajadores de varias empresas en las instalaciones de IDONIAL, se aplicará lo dispuesto en la Ley 31/1995 y el R.D. 171/2004.

El Departamento de PRL de IDONIAL (prl@idonial.com) coordinará las gestiones necesarias y requerirá la documentación pertinente (ver Anexo I).

18. PROTECCIÓN DE DATOS

El responsable del tratamiento de los datos personales será IDONIAL, con la finalidad de gestionar el pedido.

Los derechos de acceso, rectificación, supresión, portabilidad u oposición podrán ejercerse según lo indicado en: https://www.idonial.com/es/politica-de-privacidad

19. JURISDICCIÓN Y LEGISLACIÓN APLICABLE

Las presentes Condiciones se rigen por el Derecho español.

Las partes procurarán resolver de forma amistosa cualquier conflicto derivado de su aplicación.
En caso contrario, se someten expresamente a los Juzgados y Tribunales de Gijón, con renuncia a cualquier otro fuero.

ANEXO I

Documentación requerida antes del comienzo del servicio y/o entrega de equipos en las instalaciones de IDONIAL

1. Documentación administrativa

• Certificado de situación de cotización emitido por la Tesorería General de la Seguridad Social.
• Copia de las liquidaciones y justificantes de pago a la Seguridad Social correspondientes al personal adscrito a la ejecución de los trabajos (Modelos TC1 y TC2), debidamente actualizados.
• Copia de la póliza del Seguro de Accidentes y del Seguro de Responsabilidad Civil, junto con el justificante acreditativo de encontrarse al corriente de pago de dichas pólizas.
• Certificación acreditativa de estar al corriente en el cumplimiento de las obligaciones tributarias ante las distintas administraciones competentes.
• Relación nominativa del personal desplazado, acompañada del D.N.I. o N.I.E. de cada uno de los integrantes.

2. Documentación de seguridad:

• Modalidad de organización preventiva adoptada por la empresa externa.
• Documento de asociación a la Mutua de Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales, e indicar centro asistencial más cercano al cual acudirán sus trabajadores en caso de accidente.
• Plan de Seguridad y Salud específico para los trabajos a realizar por la empresa externa. En su defecto, se aportará el informe de Evaluación de Riesgos y Planificación de la Actividad Preventiva de la empresa externa que refleje los puestos de trabajo objeto del servicio a prestar.
• Nombramiento del responsable de PRL de la empresa externa para los trabajos a realizar.
• Registro de designación mediante Acta de Designación de los recursos preventivos, en caso de que sean necesarios durante la realización de los trabajos.
• Implantación si procede de Procedimientos Específicos de Seguridad para trabajos especiales (trabajos en caliente, trabajos en altura, trabajos eléctricos…) y nombrar un responsable de ejecución.
• Calendario y horario del trabajo previsto.

3. Documentación de trabajadores:

• Certificados de Cartas de Aptitud Médica específicos con criterio de aptitud de todo el personal asignado a los trabajos.
• Justificación de formación/información impartida a los trabajadores, mediante documento firmado por cada trabajador y contratista.
• Registro firmado por cada trabajador que acredite la entrega de Equipos de Protección Individual, así como la formación e información sobre su uso.
• Certificados de Formación en materia de PRL emitidos por entidad acreditada de cada trabajador.
• Autorización y Formación para uso de maquinaria y herramientas.

4. Documentación de equipos y productos

• Listado de maquinaria propia o alquilada a utilizar por la empresa externa para los trabajos previstos.
• Declaración CE de Conformidad para los equipos y maquinaria a utilizar o Certificado de adecuación al Anexo I del R.D. 1215/1997.
• Documentación de vehículos en caso de su utilización (I.T.V., Permiso de Circulación, Ficha Técnica y Seguro).
• Fichas de Datos de Seguridad de productos químicos o materiales peligrosos a utilizar, así como Documentos de Control y seguimiento de residuos peligros generados.

5. Documentación adicional para trabajadores extranjeros:

Para cumplir con la legislación vigente (R.D. 171/2004), se exigirá a los trabajadores extranjeros el conocimiento del idioma español de forma escrita y oral, excepto los trabajadores altamente especializados que serán autorizados de manera particular en cada caso. Se exige, además: ‒ Fotocopia de pasaporte, D.N.I.  o N.I.E. ‒ Contrato de trabajo (Modelo E-101/A1 para ciudadanos de CE o en su defecto, Certificado de la empresa contratante al respecto). ‒ Permiso de trabajo.

6. En caso de realizar la subcontratación de una tercera empresa por parte de la empresa externa:

Aparte de cumplir con lo redactado en este documento en los apartados anteriores, para el personal subcontratado por la empresa externa, sean nacionales o extranjeros, se deberá concretar mediante Documento firmado por ambas partes dicha subcontratación, indicando los trabajos a realizar por los mismos.

7. Aplicación del R.D. 1627/97 de coordinación en obras de construcción:

En aplicación del R.D. 1627/97, por el que se establecen las disposiciones mínimas de seguridad y salud en obras de construcción, IDONIAL procederá a nombrar un Coordinador de Seguridad de la Obra y se deberá también aportar adicionalmente (a expensas de lo que el coordinador indique también en cada caso) y de todo lo ya mencionado en los apartados anteriores, lo siguiente:

• Certificado de Registro de Empresas Acreditadas en el Sector de la Construcción (REA).
• Formación del convenio de los trabajadores.
• Presentación de un plan de seguridad y salud que deberá ser aprobado previo al inicio de los trabajos por el coordinador anteriormente mencionado.
• Apertura del centro de trabajo.
• Libro de subcontratación en obra.

8. Documentación a renovar durante la ejecución del pedido:

• Mensualmente (entre los días 1 y 15 de cada mes) liquidaciones a la seguridad Social correspondientes al personal que va a intervenir en los trabajos.
• Mensualmente certificado de estar al corriente de pagos con la Seguridad Social.
• Renovación de la Prima de Seguro de accidente y Responsabilidad Civil.
• Certificado de Mutua de Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales de la Seguridad Social acreditativo si hubiera vencido durante la ejecución de los trabajos.
• Certificado del Servicio de Prevención Ajeno si hubiera vencido durante la ejecución de los trabajos.
• Permisos de trabajo de los trabajadores extranjeros al vencimiento de su periodo de vigencia.
• Certificado de estar al corriente con las Administraciones tributarias, si hubiera vencido durante la ejecución de los trabajos.

 En el caso de que el contratista y/o subcontratistas sean entidades de cualquier país de la Unión Europea la documentación a exigirles será la correspondiente a la legislación de Prevención de Riesgos Laborales aplicable a su país acorde a la Normativa Europea de Prevención de Riesgos Laborales según la Directiva 89/391/CEE